Nos engagements
Politique de confidentialité
1. PRÉAMBULE
Soplex solutions d’Assurances inc. reconnait l’importance de préserver la vie privée et s’engage à protéger les renseignements personnels qu’il recueille et traite dans le cadre de ses activités.
2. OBJECTIFS
La Politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’énoncer les principes appliqués par Soplex Solutions d’assurances inc.qui encadrent les pratiques de protection des renseignements personnels (ci-après « PRP ») des Personnes concernées. La Politique décrit les normes et les pratiques en matière de PRP appliquées par Soplex Solutions d’assurances inc.aux fins de :
- Protéger les renseignements personnels qui sont recueillis par Soplex Solutions d’assurances inc. tout au long de leur cycle de vie, soit de leur collecte, utilisation, communication, conservation jusqu’à leur destruction ou anonymisation, suivant les dispositions législatives applicables;
- Assurer la conformité aux exigences légales applicables, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), la Personal Information Protection Act (Alberta), la Personal Information Protection Act(Colombie-Britannique) etla Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et aux pratiques reconnues en matière de PRP;
- Assurer la confiance de toutes les parties prenantes et faire preuve de transparence concernant le traitement des renseignements personnels et les mesures de PRP appliquées par Soplex Solutions d’assurances inc..
3. CHAMP D’APPLICATION
La Politique s’applique à toutepersonne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle Soplex Solutions d’assurances inc. recueille des Renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
4. DÉFINITION
Renseignement personnel (RP) signifie toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
5. LES EXIGENCES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS
La Politique reflète l’engagement continu de Soplex Solutions d’assurances inc. à se conformer aux exigences de PRP des personnes suivantes :
a) Les clients de Soplex Solutions d’assurances inc.qui sont des personnes physiques (excluant les entreprises);
b) Les membres du personnel des clients de Soplex Solutions d’assurances inc. dont les RP sont communiqués à Soplex Solutions d’assurances inc. dans le cadre de la prestation de services.
c) Les représentants des fournisseurs de services de Soplex Solutions d’assurances inc. qui doivent fournir des RP afin d’établir une relation d’affaires avec lui, sauf en ce qui a trait aux coordonnées d’affaires;
d) Les employés et autres membres du personnel, actuels ou passés, de Soplex Solutions
d’assurances inc. et les candidats à l’emploi;
e) Les visiteurs des sites Internet de Soplex Solutions d’assurances inc.;
f) Toute autre personne physique dont les RP sont recueillis ou traités dans le cadre des activités de Soplex.
(Collectivement, les «Personnes concernées»)
- 5.1 Les principes directeurs
Les pratiques de PRP de Soplex Solutions d’assurances inc. sont définies et appliquées en conformité avec les principes directeurs en matière de PRP suivants, conformément aux lois applicables :- 5.1.1 Responsabilité : Soplex Solutions d’assurances inc.est responsable du traitement des RP qu’il a en sa possession, y compris les renseignements qui sont confiés à des tiers. Un Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent au paragraphe 7, a été nommé et s’assure que la Politique est appliquée et que Soplex Solutions d’assurances inc. se conforme aux lois et règlements applicables relatifs à la PRP.
- 5.1.2 Finalités de la collecte: Soplex Solutions d’assurances inc. détermine les raisons pour lesquelles il collecte, utilise, communique et conserve des RP avant de les recueillir. Soplex Solutions d’assurances inc. s’assure de collecter uniquement les RP qui sont nécessaires pour répondre aux fins prédéterminées. Les fins pour lesquelles les RP seront utilisés seront précisées spécifiquement au moment de leur collecte. À la date d’adoption de laPolitique, les finalités d’utilisation des RP sont, sans s’y limiter :• Procéder à l’évaluation, la qualification et la souscription des risques ;
• Évaluer les besoins des clients et leur offrir des produits et services qui répondent à ceux-ci ;
• Gérer le dossier client;
• Établir et maintenir la communication avec ses clients ;
• Confirmer l’identité et vérifier l’exactitude des RP fournis dans les propositions et les mettre à jour ;
• Déceler et prévenir les fraudes ou toute autre activité illicite ;
• Gérer les risques, la sécurité et la conformité réglementaire ;
• Gérer la relation avec les candidats à l’emploi de même qu’avec les
employés. - 5.1.3 Collecte : Soplex Solutions d’assurances inc. limite la collecte des RP à ceux qui sont nécessaires pour les finalités visées. Soplex Solutions d’assurances inc. collecte les RP directement auprès de la Personne concernée, à moins d’avoir obtenu son consentement à ce que ses RP soient collectés auprès de tiers ou si la loi l’autorise à les recueillir autrement. Soplex Solutions d’assurances inc. peut également recevoir des RP de la part de ses partenaires.
- 5.1.4 Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
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- 5.1.4.1 Limitation
Soplex Solutions d’assurances inc. restreint l’utilisation des RP aux fins pour
lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles la Personne concernée a consenti,
sous réserve des exceptions prévues par la loi ou de l’obtention d’un nouveau
consentement.
Soplex Solutions d’assurances inc. limite l’accès aux RP qu’il détient aux seules
personnes pour lesquelles l’accès est requis à l’exercice de leurs fonctions et offre
des formations sur la PRP à son personnel. Le personnel de Soplex Solutions
d’assurances inc. est également lié par un engagement de confidentialité qui vise
notamment la confidentialité des RP traités dans le cadre de ses fonctions. - 5.1.4.2 Communication
Soplex Solutions d’assurances inc. peut communiquer les RP des Personnes
concernées à différents partenaires d’affaires, fournisseurs ou autres tiers dans le
cadre de ses activités. Il peut aussi les communiquer à des tribunaux, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs ou toute autre partie chargée d’enquête ou de l’application des lois. Soplex Solutions d’assurances inc. s’assure que les RP sont communiqués uniquement aux fins identifiées et pour lesquelles la Personne concernée a consenti, à moins que cette dernière donne son consentement aux nouvelles finalités ou à moins d’exceptions prévues dans la loi. - 5.1.4.3 Conservation
Soplex Solutions d’assurances inc. utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation des RPdes Personnes concernées de manière à maintenir leur confidentialité. Soplex Solutions d’assurances inc. conserve les données et documents comportant des RP pour la durée nécessaire à l’utilisation pour laquelle ils ont été recueillis et des délais de conservation imposés par la loi. Les RP sont généralement conservés dans la province du Québec. Il est néanmoins possible que la communication des RP à certains fournisseurs de services entraîne le transfert de ceux-ci à l’extérieur du Québec, auquel cas, Soplex Solutions d’assurances inc. consultera les lois et les pratiques de PRP applicables dans la juridiction visée et s’assurera que les RP bénéficient d’une protection adéquate par le biais d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et que l’encadrement contractuel stipule les engagements appropriés en matière de PRP
- 5.1.4.1 Limitation
- 5.1.5 Mesures de sécurité : Soplex Solutions d’assurances inc. applique des mesures de sécurité qui sont proportionnelles à la sensibilité des RP qu’il détient afin de prévenir les atteintes à la confidentialité et à l’intégrité, conformément à ses encadrements en matière de sécurité de l’information.
Cette politique énonce les principes et décrit les pratiques de protection des renseignements Soplex Solutions d’assurances inc. - 5.1.6 Transparence : Soplex Solutions d’assurances inc. documente ses pratiques de gestion de RP de façon simple et claire et les rend accessibles sur ses sites Internet. Soplex Solutions d’assurances inc. fournit les informations prescrites à la Personne concernée lorsque la collecte est faite par l’entremise d’une technologie comprenant des fonctionnalités permettant de l’identifier, de la localiser ou d’effectuer un profilage par l’utilisation de technologie.
- 5.1.7 Droits des Personnes concernées :Soplex Solutions d’assurances inc. applique des procédures permettant de traiter les demandes d’exercices de droit par les Personnes concernées, dont les demandes d’accès, de rectification et de retrait de consentement. Les demandes d’exercices de droit doivent être transmises au bureau du Responsable de la PRP, dont les coordonnées apparaissent au paragraphe 7, pour traitement conformément à la loi. Soplex Solutions d’assurances inc. respecte les droits reconnus aux Personnes concernées à l’égard de leurs RP et a mis en place des procédures pour traiter les demandes suivantes :a) Accès : une Personne concernée a le droit de demander une copie de ses RP conservés par Soplex Solutions d’assurances inc. ou de consulter ceux-ci. Cependant, la communication de RP concernant une Personne concernée n’est pas possible lorsque leur divulgation révélerait des RP sur une autre personne ou constituerait une violation des lois applicables. L’accès aux RP est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, Soplex Solutions d’assurances inc. peut réclamer à la Personne concernée des frais d’administration aux fins de transcription, reproduction ou transmission de ses RP. Avant de donner suite à une demande, Soplex Solutions d’assurances inc. informera la Personne concernée si des frais doivent lui être facturés.b) Exactitude : Soplex Solutions d’assurances inc. vise à s’assurer que lesRPqu’il recueille et conserve sont exacts et procède à des validations auprès des Personnes concernées à cette fin dans le cadre de ses activités. Soplex Solutions d’assurances inc. invite les Personnes concernées à communiquer avec le Responsable de la PRP, dont les coordonnées apparaissent au paragraphe 7, afin de l’aviser si certains RP ne sont pas exacts ou si des changements doivent y être apportés.c) Retrait de consentement : dans certaines circonstances, une Personne concernée peut s’opposer au traitement de ses RP et demander à Soplex Solutions d’assurances inc. de bloquer, de supprimer et d’en limiter l’accès
Cette politique énonce les principes et décrit les pratiques de protection des renseignements Soplex Solutions d’assurances inc. pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration de ses produits et services. Un retrait de consentement à une finalité essentielle pour la prestation de services de Soplex Solutions d’assurances inc. mettra fin à la relation entre ce dernier et la Personne concernée qui en fait la demande.d) Portabilité*: toute Personne concernée peut, sur demande, obtenir une copie des RP qui ont été collectés sur elle. Si les RP de la personne sont informatisés, cette dernière peut demander qu’ils lui soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et compréhensible.
e) Plaintes : si une Personne concernée est d’avis que ses droits quant à la PRPont pu être enfreints, elle a le droit de déposer une plainte auprès du Responsablede la PRP, de l’autorité de contrôle applicable ou d’avoir recours aux tribunaux. Soplex Solutions d’assurances inc. répondra à toutes les demandes dans les 30 jours suivant la réception d’une telle demande. Lorsque Soplex Solutions d’assurances inc. n’est pas en mesure de respecter ce délai, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, il informera par écrit la Personne concernée.
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*Cette disposition entrera en vigueur à compter du mois de septembre 2024.
6. LE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Soplex Solutions d’assurances inc. a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assure que Soplex Solutions d’assurances inc.se conforme aux lois applicables sur la protection de la vie privée.
Pour toute question à l’égard de la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation des RP faites par Soplex Solutions d’assurances inc., il est possible de communiquer avec le Responsable de la PRP dont les coordonnées apparaissent ci-dessous :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Adresse civique : 2828, boul. Laurier, bureau 1300, Québec (Québec) G1V 0B9
Tél. :1-866-321-2233
Courriel: confidentialite@synexcorp.ca
7. ADOPTION ET MODIFICATION DE LA POLITIQUE
Cette Politique a été adoptée par le Conseil exécutif de Soplex Solutions d’assurances inc. et prend effet à sa date d’adoption. Elle remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions de la Politique peut être obtenu sur demande au Responsable de la PRP. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement des RP d’une Personne concernée par Soplex Solutions d’assurances inc. seront régis par la version de la Politique en vigueur au moment du traitement. Le Responsable de la PRP est responsable de la Politique et de sa révision. La Politique peut être modifiée à la discrétion de Soplex Solutions d’assurances inc. afin de refléter les modifications aux exigences applicables ou aux pratiques de Soplex Solutions d’assurances inc. et sera révisée minimalement tous les trois ans.
